"Een CMS kenmerkt zich door dat gegevens zonder lay-out (als platte tekst) kunnen worden ingevoerd, terwijl de gegevens worden gepresenteerd aan bezoekers met een lay-out door toepassing van sjablonen". [Wikipedia]
Bij XML is de presentatie en structuur ook gescheiden. Vandaar dat een combinatie CMS en XML logisch lijkt, immers documenten opgesteld in XML zijn aanpasbaar aan de omgeving waarin ze gepresenteerd worden. In een CMS komt de uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen regelmatig voor en juist XML is uitermate geschikt voor deze uitwisseling.

Overweging voor gebruik van XML:

• bij beheer van grote hoeveelheden informatie in documentvorm;
• bij uitwisseling van documenten binnen en buiten een organisatie;
• bij uitwisseling van berichten tussen samenwerkende systemen ter verbetering van de ontsluiting van documenten;
• bij de productie van documenten in verschillende standaardformaten en naar verschillende media, waaronder het internet;
• bij de productie van meerdere documenten vanuit één informatiebron;
• bij de productie van documenten met een lange levensduur;
• bij publicatie op maat: verschillende elementen voor verschillende doelgroepen.

XML biedt (nog) geen functionele standaardisatie en een universele methodiek voor functionele standaardisatie ontbreekt!
Gesteld dat bijvoorbeeld in allerlei verticale branches logische datamodellen worden ontwikkeld als basis voor functionele standaarden, dan kom je mogelijk in de problemen op het moment dat gegevens horizontaal uitgewisseld worden tussen branches. Verschillende branches kunnen immers verschillende normen hanteren, bijvoorbeeld voor persoonsgegevens.
Edoch, we zien een stijgende acceptatie van XML-technologie in (commerciële) applicaties en de verwachting is ook dat de defacto standaard voor het uitwisselen van data XML is.

De vraag die we moeten stellen is dus niét: waarom en óf, maar hoé, XML-technologie geïntegreerd dient te worden( in, ofwel naast, een CMS.)

De voordelen van XML

Nog eens een paar van de belangrijkste eigenschappen van XML:

• Platform- en programmaonafhankelijk
• Een open standaard, breed geaccepteerd en toegepast
• Het concept van scheiding van inhoud, structuur en vorm
• Uitbreidbaar en controleerbaar (net als een natuurlijke taal)
• Leesbaar voor mens en machine
• Gratis

Hoewel XML veel perspectieven biedt op het gebied van digitale duurzaamheid, is het toch ook belangrijk om te benadrukken dat XML niet het wondermiddel is dat men voor elke digitale verduurzaming moet voorschrijven. XML, haar nevenstandaarden en hun gebruik vormen een complexe materie; veel pionierswerk zal nog moeten worden verricht om XML volledig uit te kristalliseren.

Waar staat XML m.b.t. het Web en XCMsys als Content Management Systeem?

Middels digitale informatiebronnen wordt bevestigd dat XML een natuurlijke plaats inneemt in Web en Content Management, en wel om de volgende redenen:

• Het maakt universele uitwisseling van data mogelijk. Totaal verschillende systemen en organisaties kunnen content delen en gegevens uitwisselen met XML zonder interne datamodellen te moeten openbreken of te investeren in, meestal dure, integratie-software.
• Het is een compleet open standaard gebaseerd op normale syntax, maar met een haast oneindige semantiek.
  Het houdt in dat een ieder die het gebruikt de basis regels dient te volgen, maar niet dat diens business naar een voorgedefineerd datamodel moet worden omgebouwd.
• De uitbreidbaarheid, het "eXtensible", van XML maakt meer controle en acceptatie mogelijk.
  Content Management scheidt content, stijl, opmaak en structuur. Dat maakt het mogelijk om content en templates te hergebruiken en dat voor verschillende locaties, apparaten (gsm, pc's, pda, etc), en stijluitingen(skins). Dit is waar XML goed in is... het vertelt wat de content is en beschrijft die, niet waar het is of hoe het verschijnt.
  
  
• Het flexibele gebruik van tags kan leiden tot slimme zoekopdrachten met tag-based, tag-aware search engines, zoekmachines , zoals Google. Het zoeken naar gegevens binnen gegevens wordt vele malen makkelijker en levert superieure resultaten.
• XML is dé defacto standaard geworden voor het bij elkaar vergaren van verschillende soorten en typen content en data elementen. XML maakt het substantieel makkelijker voor bijv. Web Publishers om die verschillende soorten en typen content en data elementen op een geordende en georganiseerde manier op een webpagina of site de plaatsen. Tevens is de output geschikt als input voor verschillende vormen van output, zoals PDF-bestanden, voor print, voor diverse media en voor bijv. GSM, PDA's etc.(zie schema boven)

Wat zijn de voordelen van XCMsys als een XML-based Content Management Systeem?

Twee grote voordelen van XML content management, en dus XCMsys zijn:
1. scheiding van data en presentatie
2. tekstverrijking.

Ad 1: De scheiding van data en presentatie
Bij XML content management wordt de content media neutraal opgeslagen; data en presentatie worden van elkaar gescheiden. Dit geeft, zoals al eerder aangegeven, de volgende mogelijkheden:

• dezelfde content kan op verschillende manieren (in verschillende verschijningsvormen) gepubliceerd worden: bijvoorbeeld productinformatie op het portaal en in een brochure of nieuwsberichten op de website en in een nieuwsbrief
• dezelfde content kan in verschillende media gepubliceerd worden: browser, mobile devices, PDF, professioneel drukwerk, et cetera
• dezelfde content kan in verschillende layouts gepubliceerd worden
• de publicatie heeft een consistente structuur en layout

Ad 2: Tekstverrijking
Naast het scheiden van data en presentatie is verrijking een belangrijk voordeel van XML Content Management. Bij het verrijken van tekst wordt betekenis (semantiek) toegevoegd. Zo kunnen namen van producten, personen, locaties, et cetera gemarkeerd worden in de tekst. Dit maakt semantisch zoeken op deze informatie (betekenis) mogelijk. Deze markeringen kunnen bovendien verwijzen naar andere gegevens.